Lors de la rédaction d’un email, on peut rapidement se perdre parmi tous les champs destinataires. Entre A, Cc ou encore Cci. Alors quelles sont les différences entre ces choix et comment les utiliser ?
La différence entre Cc et Cci ?
Pour chacun de vos emails, vous aurez le choix entre trois types de destinataires. Ainsi, vous aurez :
- A : le ou les destinataires principaux ;
- Cc : les destinataires que l’on souhaite ajouter en copie du mail (copie carbone) ;
- Cci : les autres destinataires à mettre en copie cachée (copie carbone invisible).
Si malgré ces courtes explications, vous ne comprenez pas encore vraiment la différence et toutes les possibilités, on vous explique tout dans cet article.
A : le destinataire principal
Sa fonction
Pour le ou les destinataires les plus importants, vous trouverez le champ A. Dans ce champ, vous pourrez y indiquer la personne à qui est destiné l’email, avec la raison pour laquelle vous souhaitez écrire.
Son utilisation
Généralement, les personnes qui sont directement concernées par l’objet de l’email sont indiquées dans le champ A. Dans le cas où il s’agirait d’une action à faire, il faut y mentionner la ou les personnes qui doivent l’effectuer.
Si vous désirez mettre une personne en copie afin qu’elle possède également l’information mentionnée dans l’email, il est important de bien identifier dans le champ destinataire qui des deux doit traiter l’information.
Par ailleurs, si vous intégrez tout le monde dans le même champ A, vous vous exposez au risque qu’aucun des destinataires ne se sentent réellement concerné par la demande : personne ne traitera alors votre information et votre demande.
Cc : en copie
Sa fonction
Cc est l’acronyme de « Carbon copy ». Ce champ sert à indiquer les destinataires à mettre en copie.
Son utilisation
Comme vu précédemment, il est important de bien distinguer dans le champ A qui doit faire l’action et qui est présent uniquement pour information. C’est grâce au champ Cc : que vous pourrez mettre en place cette différence.
Ainsi, le champ A: permet d’indiquer le destinataire principal, alors que le champ Cc: permet de mettre les destinataires à prévenir, pour information sur l’action en cours.
Par exemple, nous pouvons évoquer une situation au travail avec l’utilisation du champ Cc dans votre messagerie. A la suite d’un point avec un membre de votre équipe et votre supérieur, vous confirmez la demande lors de la réunion faite à l’oral. Votre collègue se trouve dans le champ A, et votre supérieur dans le champ Cc : cela indique clairement que c’est à votre collègue de traiter l’email et laisse l’information à votre chef.
Cci: en copie cachée
Sa fonction
Le champ Cci signifie « Copie carbone invisible » et renvoie tout simplement à la copie cachée.
Le champ Cci regroupe toutes les personnes que vous souhaitez mettre en copie afin qu’ils aient l’information sans que les autres destinataires, présents dans les champs A et Cc, ne le sachent.
Par ailleurs, précisons que même les destinataires présents dans le champ Cci ne voient pas les autres personnes présentes dans ce champ.
Les usages
Deux usages principaux de ce champ ressortent :
- Les mailing listes : lorsqu’il s’agit d’un email commercial à envoyer à tous les clients par exemple. Dans cette situation, nous ne souhaitons pas forcément que tous les clients s’identifient les uns les autres. Il s’agit alors de mettre sa propre adresse email dans le champ A: et l’ensemble des clients dans le champ Cci: . De cette manière, tout le monde reçoit l’email en identifiant qu’il vous a été envoyé à vous-même uniquement, sans voir les autres clients.
- Les mails sournois : lorsque certains employés aiment mettre en avant leur travail auprès de leurs supérieurs ou bien lors de situations tendues. Il s’agit alors d’ajouter une personne en copie cachée, le champ Cci, pour prouver que l’email a bien été envoyé, sans que le destinataire n’en soit au courant.
Mise en situation
Prenons l’exemple d’un email promotionnel : lorsque ce type d’information est envoyée à une liste de prospects ou de clients. Dans cette situation, les personnes à destination de l’email recevront l’information sans avoir connaissance de qui d’autres l’a reçu.
Cette technique vous permet d’envoyer le même email à autant de personnes que besoin, sans avoir au destinateur à le réécrire plusieurs fois.
Autres informations
Est-il possible d’utiliser le champ Cci uniquement ?
Seul le champ A peut être utilisé seul. Les champs Cc ou Cci ne sont pas utilisables seuls uniquement. En effet, il est impossible de mettre une personne en copie sans qu’il y ait un destinataire principal. Il est alors impératif de remplir le champ A afin d’utiliser les autres champs. Comme nous l’avons vu, l’astuce est de mettre sa propre adresse email dans le champ A pour permettre l’utilisation des autres champs, en toute discrétion.
Comment afficher le champ Cci ?
Par défaut, les champs Cc et Cci n’apparaissent pas. Pour les afficher, rien de plus simple, mais la technique dépend de votre boîte mail. Ainsi, par exemple, pour Gmail, il vous suffit de cliquer sur les liens « Cc » et « Cci », situés en haut à droite, dans la fenêtre de rédaction lors de l’ouverture d’un nouveau mail. Pour Outlook, il suffit de cliquer sur les icônes disponibles dans le ruban « Options ».