Lors d’un achat de marchandises ou de services auprès un autre pays membre de l’Union Européenne, l’entreprise vers la quelle vous vous tournez vous demandera votre numéro de TVA intracommunautaire. Mais lorsque c’est vous qui fournissez une société européenne, c’est à vous de leur demander le leur afin de pouvoir établir une facture en bonne et due forme. Toutefois, avant de réaliser cet échange commercial, il est important de faire vérifier ce numéro afin de s’assurer de sa validité.
L’importance de la vérification
Faire vérifier le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients est absolument essentiel avant tout échange commercial avec une entreprise située dans un des pays membre de l’Union Européenne. En effet, cela vous assurera que votre client est de toute confiance et qu’il respecte la réglementation européenne en vigueur.
Il faut savoir qu’une facture n’affichant pas le numéro de TVA intracommunautaire ou renseignant un faux numéro est considérée, aux yeux de la loi, comme un défaut de facturation et peut entraîner une sanction allant de 25 à 50 % du montant de la facture. C’est pourquoi vous devez absolument faire vérifier ce numéro afin de vous assurer qu’il est valide.
Comment faire vérifier un numéro de TVA intracommunautaire
Afin de simplifier la vérification d’un numéro de TVA intracommunautaire, la commission européenne a établi un moteur de recherche appelé VIES. en voici l’URL officielle : ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale%3Dfr. Il suffit d’y inscrire le numéro en question et le VIES en déduit immédiatement la validité – ou la non-validité. Toutefois, et bien que la plateforme soit très simple d’utilisation, cet outil n’est pas sans faille et ne fonctionne pas à chaque fois.
C’est pourquoi certains acteurs concernés ont développé des plateformes privées spécialisées dans la vérification des numéros de TVA intracommunautaires. En voici deux exemples :
Numérotva.fr : site privé spécialisé dans la recherche de numéro de tva
tva-intra.info : Autre site privé spécialisé dans la recherche & validation de numéro tva
outre la vérification en ligne, vous avez également la possibilité de faire une demande directe auprès de l’administration fiscale dans votre pays résidence fiscale. Bien que cette solution demande un peu plus de temps que les autres, c’est probablement la plus sûre, chaque pays de l’UE adoptant des procédures différentes.
Quels cas de figures possibles lors de la vérification
Lors de la vérification, il existe trois cas de figure au regard du résultat obtenu : soit le numéro est existant, dans quel cas vous êtes assuré de sa bonne validité, soit il est expiré, dans quel cas il n’est plus valable. Le troisième cas de figure est que le numéro apparaît inexistant. Dans ce cas, soit vous avez effectué une faute en tapant le numéro, soit votre partenaire européen est un escroc et tente de vous arnaquer, soit il a tout simplement commis une erreur dans son numéro de TVA. Avant de laisser monter les doutes, pensez à lui redemander pour vérifier qu’une erreur ne se soit pas glissée dans le numéro lors de votre communication.
Sous-traiter la vérification d’un numéro de TVA
Si votre temps est précieux et que vous souhaitez l’économiser, vous pouvez opter pour la sous-traitance de la vérification des numéro de TVA intracommunautaires de vos clients européens. En effet, il peut être intéressant d’externaliser ce service, et ce pour plusieurs raisons.
Il est vrai que le moteur de recherche de la commission européenne n’est pas entièrement fiable. Il est effectivement possible qu’une entreprise ait déjà reçu son numéro de TVA sans pour autant que celui-ci soit déjà répertorié dans le VIES, dans quel cas il est impossible de savoir si le numéro est bien valide ou non. Il faut alors obligatoirement se tourner vers les autorités fiscales de votre pays, tâche longue et fastidieuse.
Sous-traiter la vérification de la validité d’un numéro de TVA représente donc un gain de temps conséquent, mais surtout une garantie que l’information reçue sera des plus exacte.