Un diagramme de flux est très souvent utilisé dans les entreprises. Vous en avez très certainement besoin pour votre travail ou vous en avez surement déjà rencontré ! En effet, les diagrammes de flux sont un type de modèle graphique qui représente des flux. Pour faire cela, sur ce diagramme figure des entrées et des sorties qui symbolisent donc des flux. On vous explique donc comment utiliser un diagramme de flux pour l’amélioration continue de vos process.
Comprendre les bases des diagrammes de flux
Pour être créateur de diagramme en flux, il faut d’abord réussir à lire ce type de représentation graphique. En effet, en comprendre les bases signifie surtout passer au crible les symboles et leur signification.
Pour réussir à comprendre ce type de diagramme, vous devez vous souvenir de chaque forme et de ce qu’elle représente. C’est assez simple, car ces symboles sont universels dans le domaine de l’informatique. On utilise souvent quelques formes qui sont les suivantes :
- Les rectangles
- Les losanges
- Les flèches
- Et les cercles
Généralement, la signification de ces formes est assez instinctive. Ainsi, les rectangles symbolisent les étapes quand les losanges indiquent plutôt les décisions prises. Les flux sont représentés par des flèches et enfin, les cercles sont placés au début et à la fin de pratiquement tous les process.
Créer un diagramme de flux
La création d’un diagramme de flux peut sembler comme une étape impossible. En réalité, ce n’est pas compliqué si vous comprenez bien tous les outils qui sont mis à votre disposition.
Vous devez, dans un premier temps, délimiter le périmètre du processus (quelles sont les actions incluses ? Et les parties prenantes ? ). Une fois que vous aurez installé le cadre de votre diagramme en identifiant les étapes, vous n’avez plus qu’à recueillir toutes les données pour passer à la modélisation.
Vous devrez ensuite décider des formes qui vous paraissent les plus à même de représenter ces enjeux. Les symboles ont souvent la même signification comme on l’a expliqué. Tout est prêt et vous pouvez désormais dessiner votre diagramme de flux.
Analyser le processus actuel
En analysant avec attention le process actuel, vous pouvez mettre en évidence les points de blocage. En effet, l’étape de la visualisation est cruciale si vous souhaitez voir les zones qui ne sont pas à jour et qui ont des erreurs : vous pourrez donc utiliser toute votre énergie sur ces problèmes propres.
Une fois cette étape réalisée, vous aurez amélioré l’action générale de votre process. Vous aurez ainsi mis en avant les opportunités d’amélioration en insistant sur les étapes inefficaces. Ces étapes sont primordiales pour un bon travail en équipe : vous serez en mesure d’arranger la collaboration entre les différentes parties prenantes.
Avec un diagramme de flux clair et bien réalisé, vous serez capable de représenter de manière simple et compréhensible votre process. Le système sera ainsi bien compris et il vous sera bien plus simple de comprendre les rouages du système, de reconnaître les problèmes futurs et d’améliorer les flux ainsi que le dialogue entre les différentes parties.